忘年会の開催はいつ？日程調整や出欠確認のメール例文を徹底解説！！

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いよいよ今年も、忘年会シーズンが近づいてきましたね。

幹事を任されると、準備することが多くて何かと大変です。やるべきことは山のようにありますが、まず最初に決めておきたいのが開催日です。
では、いつ頃の日程が最適なのでしょうか？

さらに、日程が決まったあとの出欠確認メールはどのように送ればよいのか――そのあたりも気になりますね。

忘年会の開催はいつ？

忘年会の開催は、いつごろがよいでしょうか？

多くの場合、開催時期は12月に集中します。なかでも最も混み合うのは、12月第2週・第3週の金曜日と土曜日です。

一方で、この期間を外した週になると――。

●12月1週目……やや早め
12月に入って間もない時期は、まだ年末らしい雰囲気を感じにくい方が多いようです。忘年会をここで済ませてしまうと、その後に通常業務が3週間近く続くため、「少し間延びする」と感じる人もいます。

●12月4週目……やや遅め
この頃になると、仕事の年内最終調整や家庭でのお正月準備が重なり、非常に慌ただしい時期です。年末年始の休みに入る前に片づけたいことが多く、忘年会の予定を入れにくいタイミングともいえます。

忘年会を12月の第2週・第3週の週末に予定している場合は、その日程を踏まえて、できるだけ早めに準備を進めておくことが望ましいです。

忘年会の準備はいつから行えばよい？

では、忘年会の準備はいつ頃から始めるのがよいのでしょうか。目安としては、およそ1ヵ月半前から動き出すのが理想とされています。

計画の初期段階では、具体的な開催日がまだ読めません。たとえば、上司の予定次第では12月上旬に実施する可能性も十分あります。
そのため、最初の打診は11月に入ったタイミングで早めに進めておくのが安心です。

ここで、忘年会の日程が決まるまでのおおまかな流れを整理しておきましょう。

まず最優先で確認すべきなのは、当日にどうしても出席してほしいメンバーです。
社長や上司などのキーパーソンには、いくつか候補日を提示し、その中で都合を伺います。

その了承を得た日程を軸に、ほかの社員へアンケートを行い、最終的な開催日を確定させます。
日程が固まったら、続いて会場の予約に進みましょう。

この段階での参加予定人数はあくまで暫定ですので、最終的な人数決定は出欠の回答が揃ってからになります。おおむね開催日の1ヵ月前までに、日程と会場の確定まで済ませておくと安心です。

忘年会の日程調整の時期とメールの例文

忘年会の日程調整は、全体の進行でいえば「❷ 開催日の候補を決める（社員アンケート）」に該当する作業になります。

参加人数が多くなるほど、それぞれのスケジュールが異なるため、意見がまとまりにくいのが実情です。そのため、まずは多数決で「参加しやすい」と答えた人が最も多い日程を優先し、都合の合わないメンバーには可能な範囲で調整を依頼するのが現実的な進め方です。

忘年会の日程調整の時期は？

日程の調整は、およそ1ヶ月半前～1ヶ月前を目安に進めるのが適切です。
まず社長や上司の予定を確認し、その回答を受け取ったら、すぐに全体への案内に移ります。

特に社員数が多い場合、回答が揃うまでに時間を要することがあるため、スケジュールには余裕をもたせる必要があります。
家族と相談してから返事をする人もいるため、回答期限はあらかじめ長めに設定しておくと安心です。

※返信期限の目安：5日～1週間程度

忘年会の日程調整のメール文例

日程調整のメールを送る際は、件名に【要返信】や【返信期限〇/〇】などを明記し、受信した瞬間に内容の重要度が分かるよう工夫します。

また、件名が曖昧だと迷惑メールと誤解される恐れもあるため、開封しなくても趣旨が一目で伝わる表記にしておくと親切です。

忘年会の出欠確認の時期とメールの例文