返信用封筒を同封する時のマナーは？宛名や差出人の書き方、封筒の折り方について徹底解説！！

「返信用封筒」と聞いても、あまり馴染みがない方も多いかもしれません。

実際には「返信用封筒」という専用の封筒があるわけではなく、相手に返信してもらうためにこちらから同封して送る封筒のことを指します。

たとえば、あなたが友人に何かを送ってもらいたい場合を考えてみましょう。
あらかじめ自分の住所と氏名を書き、切手を貼った封筒（これが返信用封筒です）を友人に送ります。

受け取った友人は、その封筒にあなたが希望するものを入れて送り返すだけ。つまり、友人は新たに封筒を用意したり、切手を購入したりする必要がないというわけです。

返信用封筒を同封する目的について

返信用封筒を同封する場面は、どのようなときにあるのでしょうか。

代表的なのは次のようなケースです。

• 学生が就職活動中に、企業へ資料請求を行う際に同封する場合

• 会社員が取引先や顧客に書類の返送を依頼するときに同封する場合

この2つが特によく見られるパターンです。

返信用封筒を用意する目的は、

• 相手の手間を減らす

• 郵送ミスを防ぐ

• 確実に返信を受け取る

といった点にあります。相手への配慮とやり取りのスムーズさを両立できる便利な方法なのです。

友人とのやり取りで返信用封筒を使う場合は、細かなマナーを気にする必要はありません。

しかし、就職活動やビジネスシーンなど、フォーマルな場面で使用する際には、基本的なマナーを理解しておくことが大切です。

それでは、具体的なポイントを順に見ていきましょう。

返信用封筒のマナーについて

返信用封筒に使う封筒の種類

返信用封筒に使う封筒の種類は決まっていません。ただし、相手が返送する時に同封するものの大きさに合わせる必要があります。

相手が送ってくるものがA4サイズなのに、A4が入らないサイズの封筒を同封しても意味がありませんよね。

学生が企業へ資料を請求する場合は、「○○サイズの返信用封筒を同封してください。」などと、サイズの指定などの説明書きがあるはずですので、それに従いましょう。

返信用封筒の宛名や差出人の書き方

返信用封筒を同封する際には、あらかじめ記入しておくべき項目があります。

返信用封筒の表に書いておくこと

・切手を貼る
・郵便番号
・住所
・名前（会社名）

封筒の表面には、あなた自身の郵便番号・住所・氏名、または会社で使用する場合は会社の住所と名前をあらかじめ記入しておきます。

このとき、氏名や会社名の後には「様」や「御中」ではなく、「行」または「宛」と書くのが正しい形式です。文字はやや小さめに添えるようにしましょう。

例）「山田太郎 行」「〇〇株式会社 行」または「山田太郎 宛」「〇〇株式会社 宛」

こうした表記はよく見かけますが、返信する側が投函する際には「行」や「宛」を二重線などで消し、「様」や「御中」に書き換えるのがマナーです。

「行」と「宛」の使い分けに明確なルールはありませんが、一般的には「行」を用いるケースが多いようです。実際に、役所や銀行などで使用されている返信用封筒にも「行」が記載されています。

さらに、相手がすぐに投函できるように、返信用封筒にはあらかじめ切手を貼っておきましょう。

貼る切手の金額は、相手が返送する書類の重さを考慮し、不足しないよう少し多めにしておくと安心です。

なお、資料請求などで切手の金額が指定されている場合は、その指示に従って貼るようにしてください。

返信用封筒の裏に書いておくこと

返信用封筒の裏面には、特に何も記入する必要はありません。

普段、差出人の住所や氏名を書く場所なので、「相手の住所や名前を書いたほうがいいのかな？」と迷うかもしれませんが、これは不要です。

むしろ記入してしまうと、かえって失礼にあたる場合がありますので注意しましょう。

返信用封筒の折り方について

まず最も注意すべき点は、折り目をまっすぐ丁寧につけることです。雑に折って曲がってしまうと、全体の印象が悪くなってしまいます。

長形の封筒に同じく長形の返信用封筒を入れる場合は、3つ折りにして横向きに収めるのが一般的です。その他のサイズの封筒を使う場合は、返信用封筒の長辺を基準に2〜4回ほど折り、必要に応じて横方向にも折って入れるようにしましょう。

もしきれいに収まらない場合は、折る回数をできるだけ減らし、全体の見た目が整うよう意識すると良いですね。

また、封筒を折る際は、宛名面が外側にくるように折りましょう。

こうしておくと、相手が封を開けたときに一目で返信用封筒だと分かりやすく、丁寧な印象を与えることができます。

まとめ

今回は、返信用封筒を同封するときの基本的なマナーについてご紹介しました。

一見知らなくても困らないように思えるかもしれませんが、知っておくことでいざというときにしっかり対応できます。

特に就職活動や企業間のやり取りでは必要になる場面も多いため、覚えておいて損はありません。

基本的なマナーを身につけて、正しく丁寧に返信用封筒を使えるようにしましょう。